Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета наряду с бухгалтерским и налоговым учетом — обязанность каждого хозяйствующего субъекта, имеющего в своем штате наёмных работников. Ведение кадрового учета (кадровое делопроизводство) предполагает систематическое формирование, накопление, учет и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью персонала. От того, насколько грамотно организован и ведется кадровый учет, зависит правильность начисления заработной платы, и, как следствие, налоговая нагрузка работодателя по оплате труда; мотивация работы персонала; качественное и эффективное исполнение работниками трудовых функций, и, в конечном счете, эффективность финансово-хозяйственной деятельности в целом.

Ведение кадрового учета предполагает формирование целого массива документов по учету кадров. При этом ряд документов носит обязательный характер, а другая часть является факультативной. К числу обязательных документов принято относить:

• штатное расписание;
• приказы о приме на работу/увольнении/переводах/предоставлении отпусков;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• личные карточки работников;
• договоры о материальной ответственности;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• табели учета рабочего времени;
• графики отпусков;
• положение о защите персональных данных работников;
• инструкции и правила по охране труда и технике безопасности;
• трудовые книжки.